Methoden zur Identifikation von Stakeholdern (Phase 1)

 

Für die Identifikation von möglichen relevanten Stakeholdern (Phase 1) werden die Anwender häufig mit Fragenkatalogen oder Tabellen allein gelassen. Diese laden geradezu dazu ein, einige erste Ideen niederzuschreiben und diesen Punkt dann möglichst schnell abzuhaken. Hierdurch wird die Phase 1 häufig zu schnell durchlaufen. Ich habe Planspiele geleitet, in denen Gruppen bereits nach fünf Minuten meinten, in die nächste Phase 2 (Analyse) einsteigen zu können, weil sie der Ansicht waren, keine weiteren Stakeholder identifizieren zu können.

Dieser Reflex ist verständlich: Es bietet sich eine unbekannte Situation mit vielen Ungewissheiten. Durch Fragestellungen oder Listenvorlagen, kommt man bereits nach Kurzem zu Arbeitsergebnissen – eine Liste von vielleicht zehn Stakeholdern. Die Tools sind bedient, jede der „Formfragen“ ist (irgendwie) beantwortet, das gibt ein gutes Gefühl – weiter! Schließlich bietet die Analyse-Phase schöne Schemen, Tabellen und ... bunte Bilder. Es ist trivial, aber eine abgehakte Liste in der Hinterhand und verlockende Methoden vor der Nase, führen dazu, dass die Phase 1 (Identifikation der möglichen Stakeholder) in der Regel viel zu schnell durchlaufen wird.

In diesem Fall baut das Stakeholdermanagement auf einem schmalen Fundament auf. Mit den identifizierten Stakeholdern lässt sich zwar gut arbeiten, Sie können alle Stakeholder im Einzelnen betrachten, ohne einen wegpriorisieren zu müssen. Sie können ebenso Strategien ableiten und Maßnahmen planen. Doch eher früher als später werden „Spieler“ das Feld betreten, die Sie nicht erwartet haben. Dann wird das gesamte Stakeholdermanagement plötzlich in Frage gestellt: Wieso sollten wir uns so viel Mühe für Identifikation, Analyse, Bewertung und Steuerung der Stakeholder geben, wenn doch irgendwann jemand um die Ecke kommt, der das ganze Projekt auf den Kopf stellt?

Die Identifizierung von Stakeholdern können Sie mit den Methoden Stakeholder-Leporello und Das-ist-das-Haus-vom-Stake-hol-der qualitativ und quantitativ verbessern. (Mir ist nicht bekannt, das diese oder ähnliche Methoden an anderer Stelle bereits beschrieben worden sind. Sollte das doch der Fall sein, bitte ich um kurze Nachricht, damit ich einen entsprechenden Verweis einarbeiten kann.)

 

Stakeholder-Leporello

Verlangsamung durch das „Stakeholder-Leporello“

Um die Wahrscheinlichkeit und Häufigkeit von bisher unbekannten Stakeholdern im Projekt zu reduzieren, können Sie zum Beispiel auf das Stakeholder-Leporello zurückgreifen. Die Idee hinter dem Stakeholder-Leporello ist eine bewusste Verlangsamung der Arbeit in Phase 1. Die oben bereits erwähnten Fragestellungen zur Identifikation der Stakeholder können Sie gerne weiter verwenden. Sie sind grundsätzlich hilfreich.

Darüber hinaus werden Sie jedoch angehalten das „Loch“ nach dem ersten Ideenschwall zu überstehen, dranzubleiben und die wichtige zweite – und vielleicht sogar dritte – Welle von Ideen abzugreifen. Mir ist bereits mehrfach positiv zurückgemeldet worden, dass das Stakeholder-Leporello hierzu hervorragend geeignet ist. Zudem bedient es auch verschiedene Typen im Projektteam. Die kreativen werden ebenso angesprochen, wie die „Listen-Freunde“.

Legen Sie ein Leporello Ihrer Stakeholder an

Der Ursprung des Begriffs „Leporello“ ist auf die Oper Don Giovanni zurückzuführen, in der ein gewisser Leporello effektvoll die Liste der Liebschaften seines Herrn präsentiert. Daraus leitet sich die Bezeichnung für die beliebten Kinderbücher ab, die voll entfaltet ein zusammenhängendes Bild von mehreren Metern Breite beinhalten können.

Zeichnen Sie ein solches Leporello von Ihren Stakeholdern!

a. Nehmen Sie sich ein großes Blatt Papier (mindestens A3, lieber größer) und falten Sie es längs der Mitte.

b. Fangen Sie im oberen Bereich frei an zu Zeichnen/Malen. Finden Sie dabei Symbole für Ihre Stakeholder (z.B. Baum = Forst, Verein zum Schutz des Waldes, ...; Justizia = gesetzliche Vorgaben, Prüfstellen, Ministerien, ...; Fabrikgebäude = Wirtschaft, ansässige Konzerne, bestimmte Unternehmen, ...).

c. Nutzen Sie den unteren Bereich des Blattes, um die hinter den Bildern stehenden Stakeholder beim Namen zu nennen. Dabei notieren Sie deren Namen unter dem dafür vorgesehenen Symbol in Form einer Liste.

Abbildung 1: Eigene erste Entwurfsskizze eines Stakeholder-Leporellos für ein mögliches Projekt.

 

Wesentliche Effekte: Verlangsamung, Einbindung und Evolution von Begriffen

Durch das Zeichnen/Malen reduziert sich die Bearbeitungsgeschwindigkeit. Hierdurch werden „eilige Gemüter“ oder rasende Gedanken gebremst. Die Verlangsamung begünstigt eine tiefere Auseinandersetzung und damit tiefere Durchdringung der Phase im Stakeholdermanagement-Prozess.

Durch die Zweigestaltigkeit der Aufgabe (verkürzt: zeichnen = kreativ; auflisten = strukturiert) werden verschiedene Arbeitstypen im Team angesprochen und eingebunden. Jeder kann seine Stärken einbringen.

Mit dem Symbol für einen bestimmten Stakeholder lassen sich leicht verschiedene andere Stakeholder assoziieren. So kann man als Ursprünglichen Stakeholder vielleicht die Forstverwaltung identifiziert haben. Hierfür findet sich das Symbol Baum. Mit diesem Symbol verbinden andere Teammitglieder vielleicht außerdem den Verein zum Schutz des Waldes, den NABU, Erholungssuchende, die Jägerschaft, die Holzindustrie, einen Waldkindergarten, ... Sie sehen: es schießt ins Kraut – und das soll es auch.

Abbildung 2: Prinzipskizze: "Evolution" einer Idee – In Bildern verbergen sich mehr als tausend Ideen!

 

Priorisierung wird notwendig

Wenn auf diese Weise eine Vielzahl von möglichen Stakeholdern identifiziert wurden wird zu einem späteren Zeitpunkt (spätestens in Phase 3: Bewertung) eine Priorisierung der Stakeholder notwendig. Es können nicht mehr alle Stakeholder in gleicher Intensität bearbeitet werden, daher wird sich das Projektmanagement entscheiden müssen, welche Stakeholder genauer betrachtet werden müssen. Die Analysephase schafft hierfür die Grundlage, die Bewertungsphase gibt die nötigen Werkzeuge an die Hand, um die Priorisierung kompetent und fundiert durchzuführen.

Effekt auf einer Metaebene: Die Kommunikation wird verbessert.

Die Arbeit mit dem und am Stakeholder-Leporello ist für die meisten zunächst zumindest irritierend. Mancher tut sich am Anfang auch schwer damit. In meinen Kursen konnte ich jedoch bereits nach Kurzem beobachten, dass die Kommunikation im Team verbessert wird. Die Teammitglieder müssen zunächst jemanden finden, der sich bereiterklärt zu zeichnen („Ich konnte aber noch nie gut zeichnen...“). Die Anderen werden dadurch in die Pflicht genommen, quasi als Ausgleich für dieses Opfer, sich einzubringen und Inhalte beizutragen. Schnell fangen die Teammitglieder dann an zu scherzen, die Stimmung wird gelöster, häufig werden kurze Episoden aus dem Kindergarten oder der Schulzeit erzählt. Einerseits sind dies gute Voraussetzungen die nötige Kreativität in dieser Phase zu unterstützen, andererseits lernt sich das Team weiter kennen. (Bedenken Sie: Die Identifikation der Stakeholder findet sehr früh im Projektverlauf statt, so dass bei den Teammitgliedern ggf. noch ein Integrationsprozess durchlaufen wird.)

Zusammenfassung

Das Stakeholder-Leporello ist eine geeignete Methode zur Verlangsamung bei der Identifizierung von Stakeholdern. Dazu regt es die Kreativität und die Kommunikation an, hierdurch werden verbesserte Ergebnisse (Quantität) und Zusammenarbeit (Qualität) erreicht. Im weiteren Projektverlauf ist das Leporello ein plakatives Bild, um das Stakeholdermanagement „am Leben“ zu erhalten.

 

Das-ist-das-Haus-vom-Stake-hol-der

Ähnliche Effekte, wie sie beim Stakeholder-Leporello zu beobachten sind, stellen sich auch bei der zweiten Methode ein, die ich Ihnen kurz vorstellen möchte (Verlangsamung, Kommunikation, größeres Stakeholder-Portfolio). Das-ist-das-Haus-vom-Stake-hol-der zielt jedoch im Gegensatz zum Stakeholder-Leporello eher – nicht ausschließlich – auf „hausinterne“ Projekte ab. Hiermit werden also eher Projekte bedient, die im Rahmen einer Organisation stattfinden sollen. Typischerweise zählen hierzu z.B. Umstrukturierungsprozesse, die Einführung neuer Software oder die Umstellung von analogen zu digitalen Dokumentationsmethoden.

Zeichnen Sie das Haus Ihrer Stakeholder

Wie in der kleinen mentalen Übung für Kinder, legen Sie zunächst das Haus der Stakeholder an. Ebenso, wie beim Stakeholder-Leporello empfiehlt es sich, die Zeichnung groß anzulegen, um genug Platz für die Eintragungen zu haben.

Der Kreuzungspunkt der Linien im „Erdgeschoss“ symbolisiert Ihr Projekt, um das sich die Stakeholder versammeln. Links und rechts davon lassen sich dann die Felder für vor- bzw. nachgelagerte Abteilungen, Prozesse etc. identifizieren. Dies können auch externe Lieferanten und Abnehmer sein.

Oberhalb und unterhalb Ihres Projektes können Sie beispielsweise hierarchisch über- bzw. untergeordnete Abteilungen oder Stellen benennen. Über dem „Erdgeschoss“ thronen hierarchisch herausragende Stellen, die Gesamtleitung des Unternehmens, eine Holding oder irgendeine andere Gruppe, die die gesamte Organisation umspannt.

Abbildung 3: "Das-ist-das-Haus-vom-Stake-hol-der": Strukturierte Suche nach Stakeholdern "im eigenen Haus".

 

Das kreative Moment des Stakeholder-Leporellos ist hierbei weniger gegeben. Vielmehr handelt es sich um eine strukturierte Listenerstellung, obgleich Ihnen natürlich freisteht, die Stakeholder in dieser Methode ebenfalls mit einem Symbol zu versehen. In der Abbildung 3 ist dies nur angedeutet.

Kombination des Stakeholder-Hauses mit dem Stakeholder-Leporello

Denkt man sein Projekt vom Kleinen zum Großen, kann man auch mit Das-ist-das-Haus-vom-Stake-hol-der beginnen, um sich dann dem Stakeholder-Leporello zuzuwenden. Auf diese Weise lassen sich bereits zeichnerisch Nähe und Ferne der Stakeholder zum Projekt plastisch darstellen. Die Stakeholder, die einem als erstes Einfallen, die in engem Kontakt mit dem Projektteam stehen oder die sich durch ein besonderes Interesse am Projekt deutlich hervorheben, können dem Zentrum, dem Projekt, näher gerückt werden. Diejenigen Stakeholder, die dem Team später einfallen oder weniger Kontaktpunkte zum Projekt haben landen dann eher in der Peripherie des Gesamtbildes.

Aber Achtung! Nur, weil einem ein Stakeholder spät einfällt, bedeutet dies nicht, dass er keine oder nur eine geringe Relevanz für das Projekt besitzt. Dies muss in der Analysephase erst genauer untersucht werden.

 

Ich hoffe, Sie können die beiden Methoden für den Erfolg Ihrer Projekte einsetzen. Sollten Sie hierzu Fragen oder Anregungen haben, können Sie mich gerne kontaktieren.

 

Hendrik Hilmer

Rullstorf, Januar 2018

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